Als Office- & Crewingassistent bij GEOxyz ondersteun je de planning en coördinatie van onze marine- en projectcrews die aan boord van onze schepen werken. Daarnaast draag je bij aan de vlotte dagelijkse werking van ons kantoor in Luxemburg. Je staat in voor het organiseren van crew changes, het beheren van de nodige bemanningsdocumentatie en een correcte administratieve opvolging. Je werkt nauw samen met crewleden, collega’s en verschillende afdelingen en speelt zo een belangrijke rol in zowel de ondersteuning van onze dagelijkse offshoreactiviteiten als de efficiënte organisatie van ons kantoor in Luxemburg.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Ondersteunen van de planning en coördinatie van maritieme en projectbemanningen.

• Organiseren van bemanningswissels, inclusief reisarrangementen, accommodatie en logistiek.

• Bijhouden en up-to-date houden van bemanningsgegevens in ons personeelsbeheersysteem.

• Opvolgen van certificaten van bemanningsleden en ervoor zorgen dat alle vereiste documenten geldig en actueel zijn.

• Regelen van aanvragen en verlengingen van zeemansboekjes en andere bemanningsgerelateerde documenten.

• Opmaken van aanstellingsbrieven en relevante bemanningsdocumentatie.

• Aanmaken en opvolgen van purchase orders met betrekking tot bemanningswissels en projectpersoneel.

• Regelmatig communiceren met bemanningsleden en interne afdelingen.

• Algemene administratieve ondersteuning bieden om de crewingactiviteiten vlot te laten verlopen.

• Ondersteun de dagelijkse administratie en zorg mee voor een vlotte werking van ons kantoor in Luxemburg.

• Een bachelordiploma of gelijkwaardig door relevante ervaring.

• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden, met oog voor detail.

• Goede kennis van het Engels, zowel schriftelijk als mondeling. Kennis van Frans, Nederlands of Duits is een pluspunt.

• Goede kennis van MS Office-toepassingen.

• Een proactieve en flexibele houding, met het vermogen om goed om te gaan met veranderende prioriteiten.

• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om samen te werken met mensen met verschillende achtergronden.

• Een echte teamspeler die ook zelfstandig kan werken en verantwoordelijkheid durft te nemen.

• Ervaring met crewplanning, logistiek of de maritieme sector is een pluspunt.

• Bereidheid om bij te leren en zich verder te ontwikkelen binnen een internationale omgeving.

• Een uitdagende functie binnen een snelgroeiende internationale omgeving.

• Werken binnen een internationaal bedrijf.

• Een positieve en aangename werksfeer in een jong, dynamisch team.

• Mogelijkheden om actief door te groeien binnen onze organisatie.